W obrocie gospodarczym faktura stanowi podstawowe potwierdzenie dokonanej transakcji między przedsiębiorcami. Poprawne wystawienie tego dokumentu jest kluczowe dla prowadzenia rzetelnej rachunkowości oraz rozliczenia podatku VAT. Niniejszy artykuł omawia zasady prawne, obowiązkowe elementy oraz najczęściej popełniane błędy, które mogą skutkować karą lub odmową odliczenia podatku.
Podstawy prawne wystawiania faktur
Zasady dotyczące wystawiania faktur reguluje przede wszystkim ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia wykonawcze. Każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT ma obowiązek dokumentowania sprzedaży towarów i usług fakturami.
Obowiązek dokumentacyjny
- Art. 106b–106l ustawy o VAT wskazują, kiedy i jakie czynności podlegają udokumentowaniu.
- Niewystawienie faktury w terminie lub w ogóle może prowadzić do sankcji finansowych.
- Wyjątki od obowiązku fakturowania dotyczą np. sprzedaży o niskiej wartości lub usług szczególnych.
Podmioty uprawnione
Prawo do wystawiania faktur mają:
- podatnicy VAT czynni,
- podatnicy zwolnieni, jeśli wyrażą taką wolę i złożą odpowiednią deklarację,
- podmioty wykonujące czynności zwolnione pod warunkiem dobrowolnej rejestracji.
Elementy obowiązkowe faktury
Aby faktura była prawidłowa, musi zawierać wymagane elementy określone w przepisach. Braki formalne mogą uniemożliwić odliczenie VAT przez nabywcę.
Dane identyfikacyjne
- Pełna nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy.
- Numer NIP obu stron.
- Data wystawienia i data wykonania lub zakończenia dostawy bądź usługi.
Szczegóły transakcji
- Numer kolejny faktury – indywidualny w danej serii.
- Opis towaru lub usługi.
- Jednostki miary, ilość, cena jednostkowa netto.
- Stawki i kwoty podatku VAT – rozbicie według stawek.
- Wartość sprzedaży netto i brutto.
- Informacje o podstawie zwolnienia z VAT, gdy dotyczy.
Szczególne wymogi
W przypadku faktur korygujących, zaliczek czy faktur importowych należy dodatkowo uwzględnić:
- Odniesienie do faktury pierwotnej (numer, data).
- Określenie przyczyny korekty.
- Podział kwot przed i po korekcie.
Terminy i sposób przekazania faktury
Przestrzeganie terminów wystawienia i dostarczenia faktury ma istotne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatkowego.
Termin wystawienia
- Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę.
- W przypadku otrzymania zapłaty przed wykonaniem usługi (zaliczki) termin liczy się od dnia otrzymania całości lub części zapłaty.
Sposób przekazania
Faktury można przekazywać:
- Tradycyjnie – w formie papierowej.
- Elektronicznie – jako e-faktura w formatach PDF, XML czy UBL, pod warunkiem akceptacji obu stron.
Elektroniczna forma znacząco przyspiesza proces wymiany dokumentów i obniża koszty przechowywania dokumentacji. Należy jednak zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści.
Przechowywanie dokumentów
Przedsiębiorcy mają obowiązek archiwizowania wyemitowanych faktur przez co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi.
Błędy i ich konsekwencje
Najczęstsze nieprawidłowości w wystawianiu faktur mogą marnić prawo do odliczenia VAT lub wiązać się z nałożeniem kar pieniężnych.
Braki formalne
- Nieprawidłowy numer rachunku bankowego.
- Brak danych nabywcy lub sprzedawcy.
- Niekompletne lub mylne opisy przedmiotu transakcji.
Opóźnienia
Spóźnienie w wystawieniu faktury może uniemożliwić nabywcy odliczenie VAT w danym okresie rozliczeniowym, co prowadzi do korekt deklaracji i dodatkowych zobowiązań podatkowych.
Sankcje i kontrole
- Organy podatkowe mogą nałożyć kary za nieprzestrzeganie przepisów o dokumentacji VAT.
- W toku kontroli możliwe jest żądanie przedstawienia faktur papierowych nawet w przypadku elektronicznego obiegu.
- W skrajnych sytuacjach grozi wyłączenie prawa do odliczenia podatku oraz odsetki za zwłokę.
